🎯 Objectif

Connaître précisément l'effectif de ton équipe afin de faciliter son organisation tout au long de la saison.

✅ Ce que tu dois faire

• Vérifier régulièrement la liste des licenciés de ta catégorie.
• Suivre la présence des joueurs aux entraînements et faire le lien avec la liste des licenciés afin d'identifier les nouveaux joueurs ou les absences inhabituelles.
• Identifier les dossiers d'inscription incomplets.
• Repérer les nouvelles inscriptions.
• Informer le bureau lorsqu'un joueur rejoint ou quitte le groupe.
• Connaître à tout moment l'effectif réel de ton équipe.

🛠️ Outils à ta disposition (RE Kalisport)

Cet accès te permet de consulter les informations de ton équipe :

• la liste des licenciés ;
• les nouvelles inscriptions ;
• les dossiers incomplets ;
• les coordonnées des adhérents.

En cas d'anomalie ou de difficulté d'accès, contacte le bureau.

📅 Quand ?

💡 Pourquoi cette mission est importante ?

Connaître précisément son effectif permet d'organiser plus facilement les entraînements, les plateaux, les matchs et les communications avec les familles.
Cela permet également au bureau et aux entraîneurs de disposer d'informations fiables tout au long de la saison.

⚠️ Points de vigilance

• L'effectif évolue souvent pendant les premières semaines de la saison.
• Certains joueurs participent aux entraînements d'essai avant de finaliser leur inscription.
• Signaler rapidement toute anomalie au bureau.

👍 Les bonnes pratiques

• Vérifier les inscriptions au moins une fois par semaine en début de saison.
• Échanger régulièrement avec l'entraîneur afin de comparer les joueurs présents avec la liste des licenciés.
• Ne pas hésiter à contacter le bureau en cas de doute.

🎯 Objectif

Permettre aux entraîneurs de connaître à l'avance le nombre de joueurs présents afin de préparer des séances adaptées.

✅ Ce que tu dois faire

• Vérifier que la convocation de l'entraînement de la semaine suivante a bien été envoyée.
• Suivre les réponses des joueurs ou de leurs parents.
• Relancer les familles qui n'ont pas encore répondu.
• Sensibiliser les familles à l'importance de répondre à chaque convocation, qu'il s'agisse d'une présence ou d'une absence.
• Informer l'entraîneur si un nombre important de réponses est encore manquant ou si une faible participation est prévue.

🛠️ Outils à ta disposition (Kalisport)

Les convocations aux entraînements sont envoyées via Kalisport. Tu peux notamment :

• consulter les convocations envoyées ;
• suivre les réponses des joueurs ;
• identifier les familles n'ayant pas répondu ;
• effectuer des relances.

📅 Quand ?

💡 Pourquoi cette mission est importante ?

Les réponses aux convocations permettent aux entraîneurs de préparer des séances adaptées au nombre de joueurs présents.
Elles facilitent également l'organisation du matériel, l'anticipation d'éventuels regroupements et la qualité des entraînements.

⚠️ Points de vigilance

• Ne pas attendre la veille pour relancer les familles.
• Une absence non signalée complique l'organisation de l'entraînement.
• Les réponses sont utiles, qu'elles indiquent une présence ou une absence.

👍 Les bonnes pratiques

• Mettre en place une routine hebdomadaire pour vérifier les convocations.
• Faire des relances courtes, positives et bienveillantes.
• Expliquer en début de saison pourquoi les réponses sont importantes.
• Remercier les familles qui répondent régulièrement.

🎯 Objectif

Informer les joueurs et leurs familles des dates de matchs et de plateaux le plus tôt possible afin d'anticiper les disponibilités et permettre au coach de constituer son effectif.

✅ Ce que tu dois faire

• Te renseigner auprès du bureau sur les dates des matchs et des plateaux.
• Créer les convocations dans Kalisport dès que le calendrier est connu.
• Informer les joueurs et leurs familles de l'ouverture des convocations.
• Suivre les réponses et relancer les familles si nécessaire.
• Vérifier que les nouveaux adhérents sont bien ajoutés aux convocations déjà créées.
• À la date limite de réponse, faire un point avec le coach sur les joueurs disponibles.
• Avec le coach, valider la liste des joueurs retenus.
• Informer les joueurs non retenus, en expliquant la décision avec bienveillance et en rappelant les règles de fonctionnement du club.

🛠️ Outils à ta disposition (Kalisport)

Cet outil permet de :

• créer les convocations aux matchs et plateaux ;
• suivre les réponses des joueurs ;
• relancer les familles ;
• ajouter manuellement un nouvel adhérent à une convocation déjà créée.

📅 Quand ?

💡 Pourquoi cette mission est importante ?

Des convocations envoyées suffisamment tôt permettent aux familles de s'organiser et offrent au coach une vision claire des joueurs disponibles.
Une bonne anticipation évite les recherches de dernière minute et facilite l'organisation des équipes.

⚠️ Points de vigilance

• Un nouvel adhérent n'est pas automatiquement ajouté aux convocations déjà créées : pense à l'ajouter manuellement.
• Respecter la date limite de réponse afin de laisser au coach le temps de préparer son équipe.
• Le responsable d'équipe organise les convocations, mais la sélection sportive appartient au coach.

👍 Les bonnes pratiques

• Envoyer les convocations dès que les dates sont connues.
• Effectuer une ou plusieurs relances avant la date limite.
• Prévenir rapidement les joueurs retenus et non retenus.
• Toujours communiquer avec bienveillance et rester disponible pour répondre aux questions des familles.

🎯 Objectif

Créer un premier contact avec les joueurs et les familles, présenter le fonctionnement de l'équipe et rappeler les règles importantes pour garantir une saison agréable, organisée et respectueuse des valeurs du Hockey Club du Mans.
Cette réunion est également un moment d'échange permettant au responsable d'équipe de recueillir les attentes, les questions et les éventuelles difficultés rencontrées par les adhérents.

✅ Ce que tu dois faire

• Organiser une première réunion avec l'équipe en début de saison (septembre / octobre).
• Te présenter en tant que responsable d'équipe et expliquer ton rôle.
• Présenter les interlocuteurs importants du club :
  • le bureau ;
  • les entraîneurs ;
  • les autres référents du club.
• Présenter l'organisation générale du club :
  • présentation du bureau en présence ou via l'organigramme disponible sur le site du club ;
  • fonctionnement des échanges entre les familles, les responsables d'équipe, les entraîneurs et le bureau.
• Expliquer le fonctionnement des convocations :
  • utilisation de Kalisport ;
  • importance de répondre aux convocations ;
  • respect des dates limites de réponse.
• Rappeler les bonnes pratiques concernant l'équipement :
  • importance d'avoir un équipement adapté à la taille du joueur ;
  • vérifier régulièrement l'état et l'évolution du matériel avec la croissance des enfants.
• Sensibiliser les joueurs et les familles à l'importance de l'hygiène :
  • nettoyage régulier de l'équipement ;
  • aération du matériel après utilisation ;
  • douche après les matchs et entraînements (même simplement en maillot de bain ou en sous-vêtement adapté pour les plus jeunes).
• Rappeler l'importance de la présence aux entraînements :
  • la régularité permet de progresser ;
  • elle participe au bon fonctionnement de l'équipe.
• Informer les familles des possibilités proposées par le club :
  • accès à l'école de glace du dimanche pour les joueurs débutants / premières années souhaitant progresser.
• Rappeler les règles de respect des infrastructures :
  • respecter les locaux de la patinoire et les espaces mis à disposition ;
  • ne pas jeter de canettes ou déchets inappropriés dans les poubelles de CityGlace ;
  • ne pas jouer avec un ballon, une crosse ou une balle dans les espaces de la patinoire en dehors des temps prévus.

🛠️ Outils à ta disposition

• Kalisport : pour communiquer avec les familles et l'équipe.
• Site internet du club : pour présenter l'organisation et l'organigramme du Hockey Club du Mans.
• Documents du club : règlement intérieur, règles de vie, informations pratiques.

📅 Quand ?

💡 Pourquoi cette mission est importante ?

Une bonne communication en début de saison permet d'éviter les incompréhensions et facilite la relation entre les joueurs, les familles, les entraîneurs et le club.
Cette réunion permet également d'installer dès le départ un cadre commun basé sur :

• le respect ;
• l'engagement ;
• la convivialité ;
• l'esprit d'équipe.

⚠️ Points de vigilance

• Ne pas attendre qu'un problème apparaisse pour rappeler les règles.
• Garder un discours positif : l'objectif est d'accompagner les familles, pas de sanctionner.
• Être cohérent avec les valeurs et les décisions du club.
• Faire remonter au bureau les remarques importantes ou les difficultés rencontrées.

👍 Les bonnes pratiques

• Préparer un ordre du jour avant la réunion.
• Prévoir un temps de questions/réponses avec les familles.
• Faire régulièrement des petits points dans l'année pour maintenir une bonne communication.
• Prendre le temps d'écouter le ressenti des joueurs et des parents.

🎯 Objectif

Permettre au club d'organiser des plateaux de qualité pour les jeunes catégories en assurant une bonne préparation en amont, un déroulement fluide le jour J et un suivi administratif après l'événement.
Chaque responsable d'équipe pourra être sollicité pour organiser un ou deux plateaux dans la saison avec son équipe.
Le responsable d'équipe est le référent de l'organisation du plateau. Il peut assurer lui-même cette mission ou désigner une personne qui prendra en charge le rôle de responsable du plateau.

✅ Ce que tu dois faire

Avant le plateau

• Identifier le plus tôt possible la date du plateau concernant ton équipe.
• Confirmer que tu seras le responsable du plateau ou désigner une personne référente pour assurer cette mission.
• Trois semaines avant le plateau :
  • Réaliser le planning du plateau.
  • Préparer la fiche d'invitation destinée aux autres clubs.
  • Transmettre ces documents au responsable mineur pour vérification et validation.
• Deux semaines avant le plateau :
  • Prendre contact avec le responsable des arbitres afin de confirmer la présence d'au minimum 4 arbitres pour assurer le bon déroulement du plateau.
  • Prendre contact avec le responsable de la table de marque afin de vérifier que les personnes en charge de cette mission sont bien identifiées et disponibles le jour du plateau.

• Après validation par le responsable mineur, suivre l'envoi des documents aux clubs invités.
• Suivre les retours des clubs :
  • composition des équipes ;
  • nombre de joueurs ;
  • informations nécessaires au bon déroulement du plateau.
• Quelques jours avant le plateau, relancer les clubs n'ayant pas encore transmis leurs informations.

🏒 Le jour du plateau

Le responsable d'équipe (ou la personne désignée) est le référent organisation du plateau.

• Accueillir les équipes participantes.
• Orienter les joueurs et les accompagnateurs vers les vestiaires prévus.
• Veiller au respect du planning et des horaires.
• Être disponible pour répondre aux questions des équipes présentes.
• S'assurer que l'ensemble des documents nécessaires est récupéré :
  • composition des équipes ;
  • roster des joueurs ;
  • indication du gardien de but.

📄 Après le plateau

• Avant le mercredi suivant le plateau, compléter le document bilan. Le bilan doit contenir :
  • le nombre de joueurs par équipe ;
  • le nombre de gardiens ;
  • la répartition par sexe ;
  • la répartition par année de naissance.
• Transmettre au responsable mineur :
  • le document bilan complété ;
  • l'ensemble des rosters ;
  • les compositions d'équipes de tous les clubs présents.
• Au lendemain du plateau : transmettre un résumé et une photo sur le groupe WhatsApp des RE/Coachs.

🛠️ Outils à ta disposition

• Assistant d'organisation d'un plateau : Un outil dédié à l'organisation des plateaux est disponible afin de faciliter la préparation des documents nécessaires (Lien vers l'outil). Il permet de créer le planning, générer la fiche d'invitation et simplifier la préparation.
• Document bilan plateau : À compléter après le plateau et à transmettre au responsable mineur (centralise les effectifs, gardiens, répartition des joueurs et informations des équipes).
• Kalisport : Outil de communication avec les familles et de suivi des joueurs (informer les adhérents, suivre les réponses aux convocations).
• WhatsApp (Groupe RE/Coachs) : Pour partager le résumé et les photos de l'événement.

📅 Quand ?

💡 Pourquoi cette mission est importante ?

Le plateau est un moment important dans la saison des jeunes joueurs. Une bonne organisation permet :

• d'offrir de bonnes conditions de jeu aux enfants ;
• de faciliter le travail des entraîneurs et des bénévoles ;
• de donner une bonne image du Hockey Club du Mans auprès des autres clubs.

Le responsable d'équipe est un acteur essentiel de la réussite de cet événement.

⚠️ Points de vigilance

• Ne pas attendre la dernière minute pour préparer le plateau.
• Respecter les délais de transmission des documents.
• Vérifier que tous les clubs ont bien envoyé leurs informations.
• Anticiper l'organisation des arbitres et de la table de marque.
• Le jour du plateau, le respect des horaires est une priorité.
• Ne pas oublier la récupération des rosters et compositions d'équipes.

👍 Les bonnes pratiques

• Préparer une liste des tâches à réaliser avant le jour J.
• S'entourer de bénévoles ou de parents pour répartir les missions.
• Communiquer régulièrement avec le responsable mineur.
• Garder une attitude accueillante et positive avec les clubs visiteurs.
• Alerter rapidement le bureau lorsqu'un point d'organisation bloque.

🎯 Objectif

Permettre à une équipe d'organiser un match amical dans de bonnes conditions, en assurant la coordination entre le club, l'équipe adverse et les différents intervenants nécessaires au bon déroulement de la rencontre.
Le responsable d'équipe est le référent de l'organisation. Il coordonne les différentes étapes et s'assure que chaque mission est bien prise en charge.

✅ Ce que tu dois faire

Avant le match

• Faire une demande auprès du bureau afin de valider le projet de match amical.
• Effectuer une demande de disponibilité de glace auprès du club.
• Valider la date retenue avec le bureau avant toute confirmation extérieure.
• Trouver une équipe adverse et assurer les échanges avec celle-ci jusqu'à la fin de la rencontre.
• Envoyer la déclaration de match amical au responsable majeur dans les meilleurs délais et au plus tard la semaine précédant le match.
• Prévenir le plus tôt possible le responsable arbitrage afin de s'assurer de la présence d'un arbitre.
• Prévenir le plus tôt possible le responsable table de marque afin de s'assurer de la présence des personnes nécessaires.

🏒 Le jour du match

Le responsable d'équipe (ou la personne désignée) est le référent organisation de la rencontre.

• S'assurer que l'installation du matériel nécessaire est réalisée :
  • mise en place des filets ;
  • installation des bâches ;
  • installation des chaînes de protection.
  Cette installation doit être réalisée par les joueurs ou par des bénévoles identifiés en amont par le responsable d'équipe.
• Veiller au respect des horaires prévus :
  • arrivée des équipes ;
  • préparation des joueurs ;
  • début de la rencontre.
• Récupérer les rosters et compositions d'équipes au minimum 30 minutes avant le début du match afin de les transmettre à la table de marque.
• Être disponible pour répondre aux questions de l'équipe adverse et faciliter le bon déroulement de la rencontre.

🧹 Après le match

• S'assurer que le rangement du matériel est effectué :
  • filets ;
  • bâches ;
  • chaînes de protection.
• Vérifier que les vestiaires utilisés sont laissés :
  • propres ;
  • vides ;
  • dans un état correct après le départ des équipes.
• Sensibiliser les joueurs et accompagnateurs au respect des infrastructures du club.
• Au lendemain du match : transmettre un résumé et une photo sur le groupe WhatsApp des RE/Coachs.

🛠️ Outils à ta disposition

• Bureau du Hockey Club du Mans : Valide l'organisation du match amical et accompagne le responsable d'équipe (disponibilité de glace, validation de la date, démarches administratives).
• Responsable majeur : Interlocuteur pour la déclaration et le suivi administratif du match amical.
• Responsable arbitrage : Permet d'organiser la présence d'un arbitre pour la rencontre.
• Responsable table de marque : Permet d'assurer la présence des personnes nécessaires au suivi administratif.
• Kalisport : Outil de communication avec les familles et de suivi des joueurs.
• WhatsApp (Groupe RE/Coachs) : Pour partager le résumé et les photos de l'événement.

📅 Quand ?

💡 Pourquoi cette mission est importante ?

Un match amical est un moment sportif mais également une occasion de représenter le Hockey Club du Mans auprès d'une autre équipe.
Une organisation efficace permet :

• d'offrir de bonnes conditions de jeu aux joueurs ;
• de faciliter le travail des bénévoles et entraîneurs ;
• de transmettre une image positive du club.

⚠️ Points de vigilance

• Ne pas confirmer un match sans validation préalable du bureau.
• Anticiper suffisamment tôt l'organisation de l'arbitrage et de la table de marque.
• Respecter les délais administratifs.
• Ne pas oublier les documents nécessaires pour la table de marque.
• Vérifier l'état des installations après la rencontre.

👍 Les bonnes pratiques

• Préparer l'organisation plusieurs semaines à l'avance.
• Identifier clairement les personnes qui aideront le jour du match.
• Communiquer régulièrement avec l'équipe adverse.
• Faire un rappel aux joueurs concernant le respect des locaux.
• Remercier les bénévoles ayant participé à l'organisation.

🎯 Objectif

Préparer les documents nécessaires au bon déroulement d'un match afin de permettre à la table de marque de compléter correctement la feuille de match et aux arbitres de vérifier la validité des licences des joueurs.
Le responsable d'équipe est garant de la préparation et de la transmission de ces documents avant chaque rencontre.

📄 Qu'est-ce qu'une composition d'équipe ?

La composition d'équipe est un document transmis à la table de marque avant le début du match.
Elle contient l'ensemble des informations nécessaires au remplissage de la feuille de match :

• numéro de maillot des joueurs ;
• nom et prénom des joueurs ;
• identification du gardien de but ;
• identification du capitaine ;
• identification des assistants ;
• informations concernant les entraîneurs / coachs.

Avec les compositions d'équipe des deux équipes, la table de marque peut remplir correctement la feuille de match.

📄 Qu'est-ce qu'un roster ?

Le Roster est un document officiel permettant aux arbitres de vérifier la validité des licences des joueurs présents lors de la rencontre.
Il doit obligatoirement accompagner la composition d'équipe.
Le roster doit être édité par le responsable d'équipe depuis son accès HockeyNet Dirigeant.
Il doit être :

• édité la veille du match ;
• imprimé et apporté le jour de la rencontre avec la composition d'équipe.

✅ Ce que tu dois faire

• Préparer la composition d'équipe avant chaque match.
• Vérifier que toutes les informations sont correctes :
  • identité des joueurs ;
  • numéros de maillot ;
  • gardien de but ;
  • capitaine et assistants ;
  • entraîneurs présents.
• Éditer le roster depuis ton accès HockeyNet Dirigeant.
• Vérifier que le roster correspond bien aux joueurs présents sur la composition d'équipe.
• Imprimer la composition d'équipe et le roster.
• Apporter les documents imprimés le jour du match.
• Transmettre les documents à la table de marque avant le début de la rencontre.

🛠️ Outils à ta disposition

• Assistant d'organisation d'un plateau : Initialement prévu pour les plateaux, cet outil propose également une aide à la création des compositions d'équipe (Lien vers l'outil) pour préparer plus facilement les informations des joueurs et générer un document prêt à transmettre.
• HockeyNet Dirigeant : Permet au responsable d'équipe d'éditer le roster officiel (à éditer la veille ou le jour du match, à imprimer et apporter).
• Composition d'équipe : Document préparé par le responsable d'équipe permettant à la table de marque de remplir la feuille de match.

📅 Quand ?

💡 Pourquoi cette mission est importante ?

Ces documents sont indispensables au bon déroulement administratif d'une rencontre.
Une composition d'équipe complète permet à la table de marque de gagner du temps et d'éviter les erreurs sur la feuille de match.
Le roster permet aux arbitres de vérifier que les joueurs présents sont bien licenciés et autorisés à participer à la rencontre.

⚠️ Points de vigilance

• Ne jamais oublier d'imprimer le roster avant le match.
• Vérifier que les joueurs présents correspondent bien aux documents transmis.
• Signaler toute modification de dernière minute à la table de marque.
• Anticiper la préparation des documents afin d'éviter les oublis le jour du match.

👍 Les bonnes pratiques

• Préparer les documents en amont plutôt que le jour du match.
• Utiliser l'Assistant d'organisation pour gagner du temps dans la préparation de la composition.
• Vérifier régulièrement les numéros de maillot des joueurs.
• Échanger avec le coach pour confirmer le gardien, le capitaine et les assistants.

🎯 Objectif

Assurer une bonne circulation des informations entre le club, les responsables d'équipe, les entraîneurs et les adhérents.
Le responsable d'équipe joue un rôle essentiel de relais afin que les informations importantes du Hockey Club du Mans soient bien connues par les joueurs et leurs familles.

✅ Ce que tu dois faire

• Consulter régulièrement les informations transmises par le club sur le groupe WhatsApp des responsables d'équipe et des coachs.
• Relayer les communications importantes auprès de ton groupe d'équipe.
• Utiliser les moyens de communication habituels avec les familles :
  • groupe WhatsApp de l'équipe ;
  • messages Kalisport ;
  • échanges lors des entraînements ou des matchs.
• Prendre le temps, lorsque cela est possible, de rappeler oralement les informations importantes lors des temps de présence au club.
• Vérifier que les informations importantes ont bien été comprises par les familles.
• Faire remonter au club les éventuelles questions ou incompréhensions des adhérents.

🛠️ Outils à ta disposition

• Groupe WhatsApp Responsables d'équipe / Coachs : Ce groupe permet au club de transmettre les informations à relayer auprès des adhérents.
• Groupe de communication de ton équipe : Permet de diffuser les informations spécifiques à ta catégorie.
• Kalisport : Peut être utilisé pour transmettre certaines informations officielles ou liées à l'organisation de l'équipe.

📅 Quand ?

💡 Pourquoi cette mission est importante ?

Une information qui n'est pas transmise peut rapidement créer des incompréhensions ou des difficultés d'organisation.
Le responsable d'équipe est souvent le premier interlocuteur des familles. Son rôle est donc essentiel pour s'assurer que chaque adhérent dispose des bonnes informations au bon moment.
Le club constate régulièrement que certaines familles indiquent ne pas avoir été informées de certaines communications. Une transmission efficace par les responsables d'équipe permet d'éviter ces situations.

⚠️ Points de vigilance

• Ne pas supposer qu'une information a été vue simplement parce qu'elle a été publiée.
• Relayer les informations importantes rapidement.
• Ne pas hésiter à répéter une information lorsque cela est nécessaire.
• En cas de doute sur une communication, demander une confirmation au bureau avant de la transmettre.

👍 Les bonnes pratiques

• Utiliser un message clair et synthétique.
• Mettre en avant les informations importantes (date, lieu, action attendue).
• Faire un rappel oral lorsque l'occasion se présente.
• Encourager les familles à rester attentives aux communications du club.